税理士サンタ🎅です。
本日は、【電子帳簿保存法、7営業日以内にタイムスタンプを付与できない場合】について、お話しいたします。
経理トナカイちゃん🦌
「速やかに」タイムスタンプを付与することとしている場合で、
やむを得ない事由により、
おおむね７営業日以内にタイムスタンプを付与できない場合は、要件違反？？
税理士サンタ🎅
おおむね７営業日以内にタイムスタンプを付与できない特別な事由がある場合に、
そのおおむね７営業日以内にタイムスタンプを付与することができない事由が
解消した後直ちに付与したときには、
速やかにタイムスタンプを付与したものとして取り扱われます。
税理士サンタ🎅
電子取引の取引情報に係る電磁的記録の記録事項について、
データ改ざんの可能性を低くする観点からは、
電子取引により取引情報を授受した後直ちに行うことが望まれますが、
休日等をまたいで処理する場合があることも勘案し、
７営業日を基本とすることが合理的と考えられます。
税理士サンタ🎅
さらに、業種業態によっては必ずしも７営業日以内にタイムスタンプを付与することができない場合
（例えば、毎日事務所へ出勤しない勤務形態の社員がタイムスタンプの処理を行う場合等）も考えられ、
それらを一律に排除することは経済実態上合理的ではないことから、
おおむね７営業日以内に付与すれば速やかにタイムスタンプを付与しているものとして取り扱うこととされています。
また、おおむね７営業日でタイムスタンプを付与できないような特別な事由が存在する場合には、
その事由が解消した後直ちに付与することによって、
規則第４条第１項第２号に規定する
「速やかに」タイムスタンプを付すことの目的は達せられると考えられます。
なお、規則第４条第３項の規定により、災害その他やむを得ない事情が生じ、当該要件を満たせなかったことを証明した場合には、
保存時に満たすべき要件を満たしていなくても電磁的記録の保存を行うことができることとされています。
おって、機器のメンテナンスを怠ったことにより、スキャナ機器の故障が生じた場合など明らかに保存義務者の責めに帰すべき事由が存在するときには、これらの取扱いはないこととなります。
経理トナカイちゃん🦌
「業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行う」とは、
何日以内にタイムスタンプを付与すればよい？
税理士サンタ🎅
最長では、電子取引の取引情報に係る電磁的記録を授受してから２か月とおおむね７営業日以内に
タイムスタンプを付与すればよいこととなります。
「その業務の処理に係る通常の期間」とは、
スキャナ保存における考え方と同様であり、
それぞれの企業において採用している業務処理サイクルの期間をいい、
また、おおむね７営業日以内に付与している場合には「速やかに」行っているものと取り扱う(取扱通達４－17)ことから、
仮に２週間を業務処理サイクルとしている企業であれば２週間とおおむね７営業日以内、
20日を業務処理サイクルとしている企業であれば20日とおおむね７営業日以内にタイムスタンプを付与すればよいこととなります。
なお、最長２か月の業務処理サイクルであれば「その業務の処理に係る通常の期間」として取り扱う(取扱通達４－18)ことから、
規則第４条第１項第２号ロに規定する「その業務の処理に係る通常の期間を経過した後、速やかに行うこと」については、
電子取引の取引情報に係る電磁的記録を授受してから最長２か月とおおむね７営業日以内にタイムスタンプを付与すればよいこととなります。
また、この場合、最長２か月とは暦の上での２か月をいうことから、例えば４月21日に受領した取引データの場合、業務処理サイクルの最長２か月は６月20日であり、そのおおむね７営業日後までにタイムスタンプを付与すればよいこととなります。
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