【節税税理士】改め、税理士サンタ🎅です。
本日は、【電子帳簿保存法、相当の理由とは？
】について、お話しいたします。
経理課トナカイちゃん🦌
電子取引について、税務署長が
「要件に従って保存することができなかったことについて相当の理由がある」
と認める場合に、出力書面の提示又は提出の求めに応じることができるようにしているときは、
保存時に満たすべき要件が不要となる旨の規定が設けられていますが、
どのような場合が、ここでいう
相当の理由がある
と認められることとなりますか。
税理士サンタ🎅
「相当の理由」とは、例えば、
その電磁的記録そのものの保存は可能であるものの、
保存時に満たすべき要件に従って保存するためのシステム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった、
自己の責めに帰さないとは言い難いような事情も含め、
要件に従って電磁的記録の保存を行うための環境が整っていない事情がある場合については、
この猶予措置における
「相当の理由」
があると認められ、保存時に満たすべき要件に従って保存できる環境が整うまでは、
そうした保存時に満たすべき要件が不要となります。
税理士サンタ🎅
ただし、システム等や社内のワークフローの整備が整っており、
電子取引の取引情報に係る電磁的記録を保存時に満たすべき要件に従って保存できるにもかかわらず、資金繰りや人手不足等の理由がなく、
そうした要件に従って電磁的記録を保存していない場合には、
この猶予措置の適用は受けられないことになります（取扱通達７－12）。
なお、この猶予措置の適用を受けるに当たり税務署への事前申請等の手続は必要ありません。
【解説】
令和４年度の税制改正において、その電子データの保存時に満たすべき要件への対応が困難な事業者の実情に配意し、
引き続きその出力書面等による保存を可能とするための措置（宥恕措置）が講じられていましたが、
この宥恕措置については、適用期限（令和５年12月31日）の到来をもって廃止されました。
ただし、令和６年１月以降においても、システム等や社内のワークフローの整備が間に合わない等といった事業者が一定数見込まれており、
こうした状況を踏まえ、税務署長が相当の理由があると認め、かつ、保存義務者が税務調査等の際に、税務職員からの求めに応じ、
その電子データ及びその電子データを出力することにより作成した書面（以下「出力書面」といいます。）の提示又は提出をすることができる場合には、
その保存時に満たすべき要件にかかわらず電子データの保存が可能とされ、
柔軟に電子データの保存を認めることのできる措置（猶予措置）が電子帳簿等保存制度に位置付けられました。
なお、本取扱いについては、その電子データの保存に代えてその出力書面のみを保存する対応は認められず、猶予措置の適用を受ける場合には、
電子データ自体を保存するとともに、
その電子データ及び出力書面について提示又は提出をすることができる必要があることにご留意ください（取扱通達７－13）。
（参考１） 規則第４条第３項後段において「要件に従って保存することができなかったことについて相当の理由」がなかったとした場合において、
保存時に満たすべき要件に従って電子データの保存をすることができなかったと認められるときは、この限りではないとされています。
この規定が適用される場面としては、例えば、令和６年１月１日以後に行う電子取引の取引情報について電子帳簿保存法による保存時に満たすべき要件に従って電子データの保存を行わないことを明らかにしている場合等が該当します。
（参考２） 令和４年度の税制改正で経過措置として整備された宥恕措置（令和５年12月31日までに行う電子取引が対象）について、
税務署長がやむを得ない事情があると認める場合の「やむを得ない事情」とは、
本取扱いと異なり、電子データの保存に係るシステム等や社内でのワークフローの整備未済等、保存時に満たすべき要件に従って電磁的記録の保存を行うための準備を整えることが困難であることをいい、この経過措置の適用に当たっては、
その電子取引の取引情報に係る電子データを保存時に満たすべき要件に従って行うことができなかったことについてやむを得ない事情があると認められ、かつ、その電子データの出力書面（整然とした形式及び明瞭な状態で出力されたものに限ります。）の提示又は提出の求めに応じることができるようにしている場合には、
その出力書面等の保存をもってその電子データの保存を行っているものとして取り扱って差し支えないものとされていました。
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