【節税税理士・公認会計士】です。
本日は、【現金の横領を防ぐには】について、
【 夫デ節税公認会計士】がお話しいたします。
最後まで宜しくお願いいたします。
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分っかりやすい目次
【現金の横領を防ぐには】
◆はじめに
組織規模を拡大させるには、従業員の雇用が必須です。
そして、より規模拡大を図るには、従業員への権限委譲が欠かせません。
しかし一方において、権限委譲をしすぎたり管理が不十分になると、従業員による横領や窃盗、着服、などの不正行為が発生する可能性が高まります。
そこで今回は、従業員による現金の横領をいかに防ぐかについて、簡潔にお伝えしたいと思います。
◆不正を働く側に立つと見えてくる!!
不正を防ぐには、不正を働く者の立場に立って考えると、その解決策が見えてきます。
そのため、
会社の現金の横領を防ぐには、逆の発想である、【会社の現金を横領するにはどうすれば良いか】
について、考えたいと思います。
※不正を推進させるために記載しているのではなく、不正を防ぐために記載しています。
①現金増加時に、現金をそもそも記帳しない(レジを通さない)方法
会計担当者やレジ打ち担当者が、会社の現金を横領するには、
現金の増加分を記帳せず(レジを通さず)、そのままそのお金を別へ避けて持ち帰る。
対策
👉️監視カメラを設置して牽制し、加えて、常時監視している旨の貼紙をしましょう。
👉️小口現金を取り扱わせる担当者を頻繁に変更して、癒着させないようにしましょう。
👉️記帳者(レジ打ち担当者)と入金者とを分けて、相互牽制させましょう。
👉️棚卸や現金実査の際に、異常な差異が発生していないかどうか確認しましょう。
👉️匿名で内部告発できる仕組みを作りましょう。
👉️自動レジやキャッシュレス決済を導入しましょう。
👉️会計担当者やレジ打ち担当者の回りには、視界を遮るような棚やキャビネットは設置せず、誰からもよく見えるようにしましょう。
②現金増加時に、現金は記帳する(レジは通す)が、反対仕訳(取消処理)をする方法
現金の増加分につき、記帳した(レジを通した)としても、
反対仕訳で取引を消すと(取消処理をすると)、そのお金は手元に残るため、お金を別へ避けて持ち帰る。
対策
👉️反対仕訳を行った(取消処理をした)取引は、必ず理由の確認書を作成させ、上長報告をさせてください。
👉️取消仕訳を行った(取消処理をした)者が、何度も取消仕訳(取消処理)を行っている場合、疑念を持ちましょう。
👉️すべての取消仕訳(取消処理)と、その理由書の突き合わせを実施してください。
③現金過不足を利用する方法
人間は完璧ではないので、お釣りの渡し間違いを0にすることは難しいです。
これを利用して、仮に、お釣りを1,000円渡すべき際に、2,000円レジ(金庫)から取り出し、 1,000円は返金し、残りの1,000円を横領する。
そしてその日のレジ締めの際に、渡し間違えたのかもしれないという反省の姿勢を見せて謝罪をし、1,000円は横領する。
対策
👉️現金過不足は必ず発生します。現金があるべき金額よりも多くても少なくても問題です。
仮に、現金過不足が発生しない場合は、別で調整しているのではないかとの疑念を持ちましょう。
👉️最低でも、毎日1度は現金実査を実施しましょう。
👉️現金過不足が発生した場合は、報告書を記載させ、原因を追求しましょう。
👉️何度も現金過不足を発生させる従業員には監視している旨を伝え、改善策を提出させましょう。
④現金で切手や印紙を購入し、その切手や印紙は転売する方法
現金で切手や印紙を多めに購入し、日々少しずつ切手や印紙を窃盗し、ヤフオクやメルカリなどのオークションで転売する。
👉️管理簿を作成し、日々実査を実施しましょう。
👉️担当者を定期的に変更しましょう。
👉️通信費を前期や前々期と比較しましょう。
いかがでしょうか。
従業員が不正をしてしまうのは、会社の管理体制に穴があるため、会社の責任でもあります。
どうすれば従業員の不正を防ぐことができるかを考えるには、
今の組織体制で、どのようにすれば不正を働くことができるのか、逆の発想でぜひお考えください。
従業員が不正を働こうとする意志を各従業員に持たせない責任が、会社にはあるのです。
本日はこれまで。ほんまおおきに。
By.【夫婦デ節税公認会計士】の【夫デ節税公認会計士】
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